为了进一步加强会议室的合理利用并对其进行有效统筹管理，保证会议室的安全、整洁及各种设施的完好，确保学校各类会议的顺利召开，特制定本办法。
一、适用范围
本办法涉及的会议室主要有学校俱乐部、主楼二楼会议室、求真讲堂、综合楼会议中心。各会议室可用于会议、培训、面试、接待等，不做其它用途。
二、会议室使用规定
1．会议室由学校办公室统一管理，统筹安排各单位（部门）使用，并负责室内卫生、设备物品的管理等。
2．各单位（部门）使用会议室，至少提前一天（工作日）通过“会议室预定管理系统”进行网络预定，其中座位数在150个以上的会议室，须签订《大型会议室使用安全责任书》，经审批后方可使用。
3.大型会议室同一单位连续预约不可超过三天，同一活动预约使用不可超过三天，特殊情况须提前沟通使用。
4．填写预定申请时应注明会议名称、会议日期、参会人数、联系人（负责会前和会后检查交接）等信息，特殊要求如拟用设备、悬挂条幅（禁止使用透明胶带、双面胶）等可在“预定备注”中标明。
5．会议室应按预定的先后顺序使用，未提前预定的单位（部门）在没有冲突的情况下，可以临时使用会议室（须后补预定手续）;如有冲突，应礼让已预定单位（部门）。特殊情况，经双方协商后可以调整使用顺序。
6．如遇学校紧急重要会议，在不能调换会议室的情况下，学校会议优先于已预定使用的单位（部门）会议。
7．为了提高会议室的使用效率，使用单位（部门）应在预定时间到达会议室，超30分钟未到达会议室的，学校办公室有权对会议室的使用另作安排。
8．各单位（部门）应按预定时间段使用会议室。如需延长，应及时告知学校办公室。如遇会议室在后续的时间段内已另安排他用，超时使用的单位（部门）须及时终止使用会议室
9．未经允许，任何单位（部门）不得擅自将会议室挪做他用。会议室内的所有设备，不能带出会议室。如因个人原因造成损坏须照价赔偿。若要借用设备，须得到学校办公室许可并及时归还。
10．各单位（部门）使用会议室期间，严禁私自接、拉电源。各单位（部门）申请会议室的联系人为会议期间的安全管理员；各单位（部门）行政负责人为会议室使用期间的安全总负责人。
11．各单位（部门）联系人负责会议室会前安全检查，会议期间定期安全巡查，会后确保各种设备断电、门窗关闭、桌椅归位。如发现安全隐患、设备故障、公物损坏应及时告知学校办公室，以便及时维修和赔偿。
12．会议室交接时，经会议室管理人员检查无异后，与使用单位（部门）联系人共同填写使用登记表。未按要求完成交接工作的单位（部门），下次申请会议室将不予批准。
13.如使用单位（部门）临时取消会议室申请，若再次使用需重新提交预定申请。
三、本规定自发布之日起执行，其解释权归学校办公室。
学校办公室
2024年12月12日
